A l’instar des réunions présentielles, les visioconférences doivent être préparées en amont afin d’être pleinement efficaces. C’est pourquoi il est essentiel de connaître certaines des règles qui régissent le bon déroulement de ces sessions de travail d’un nouveau type pour en optimiser l’usage…

En plus de nécessiter un minimum d’équipements et une connexion Internet stable, la visioconférence requiert une bonne préparation. Il est recommandé d’inviter les participants 15 minutes avant le début de la réunion. L’intervenant doit vérifier son matériel et la qualité de connexion pour éviter toute perte de temps. Il lui faut s’approprier les technologies pour les mettre en œuvre de façon efficace. Il doit ensuite fixer un ordre du jour et un minutage précis par sujet abordé, de façon à ne pas se laisser déborder. La durée doit être limitée au risque de déconcentrer les participants. A ce titre, l’organisateur devra définir les modalités d’intervention de chacun, pour un meilleur déroulé de la visioconférence, déterminer un temps de questions/réponses en chat en fin de réunion. Enfin, et c’est un point important, il devra adapter son comportement à l’utilisation de la technologie et ne pas se contenter d’une transmission de savoir descendante, pour donner libre cours à l’interactivité, plus-value de ces réunions à distance. Ce qui implique de modifier son approche de la pédagogie, pour faire évoluer sa posture vers un rôle de médiateur.

S’assurer d’une bonne interactivité

Les modalités d’organisation de la visio-conférence varient. Il est important de lister la nature et le nombre d’acteurs, sans oublier le nombre de sites. Il faut ensuite prendre en compte les dispositions ergonomiques afin que les intervenants aient l’impression de faire partie du groupe et non être la cible d’un savoir descendant. Ensuite, il faut définir le degré d’interactivité recherché en fonction du nombre de participants et de sites. Au-delà de quatre, l’interactivité perd en qualité. Il est essentiel de veiller à la nature, permanente ou occasionnelle, de ces échanges au regard des moyens techniques utilisés. A ce titre, l’intervenant doit vérifier l’universalité du système d’échanges (qualité sonore et visuelle de la transmission, ouverture et interopérabilité du système) pour permettre le partage d’applications courantes.

Définir les modalités techniques

Au niveau technique, l’intervenant devra vérifier que les participants disposent de périphériques audio adaptés. Ne pas oublier de couper leurs micros et les inviter à éteindre téléphones portables afin de limiter les interférences. L’environnement sonore influant sur la qualité de la visioconférence, l’intervenant veillera à s’installer dans un endroit calme et s’assurera que c’est également le cas pour chacun des participants. De même, l’environnement visuel a son importance, et doit conduire l’intervenant à vérifier l’orientation de la caméra et le cadrage.  Enfin, il est impératif de contrôler la rapidité de connexion internet et de l’antenne wi-fi qui la distribue. Si le débit est trop faible, il faut penser à rapprocher son ordinateur de sa box internet pour accélérer la connexion wi-fi.  Si cela ne suffit pas, il est possible de remplacer cette connexion par celle de son téléphone. Attention cependant, la visioconférence peut consommer la moitié d’un forfait téléphonique 10 Go en moins de cinq heures…

Mêler distanciel et présentiel

Pour une pleine efficacité de la visio-conférence, celle-ci doit s’inscrire dans un schéma global d’apprentissage. Il ressort de nombreuses études que l’usage de la visioconférence n’est qu’un élément du dispositif mis en œuvre. Cela signifie que la visioconférence peut être utilisée en mode de téléconférence ou de caméra sur le poste de travail.

Dans le premier cas, la visio-conférence a tout intérêt à être complétée par des rencontres en présentiel, des échanges de rapports rédigés, des dossiers thématiques qui servent de supports ou des présentations graphiques détaillant le propos de l’intervenant. Dans le deuxième cas, la technologie permet de faciliter les échanges inter-sessions ou encore de recourir à des dispositifs de suivi pédagogiques personnalisés. La technologie propose ainsi deux formes distinctes lesquelles peuvent être couplées dans des dispositifs de professionnalisation. Ce peut être par exemple dans le cadre du télé-tutorat dans le cadre d’une autoformation : ici, l’apprenant travaille seul, le plus souvent chez lui en progressant dans une succession d’activités pédagogiques allant de l’autodiagnostic à la mise en pratique complétée par une autoévaluation.

Frédérique Guénot ■